Provincia de Buenos Aires
MINISTERIO DE GOBIERNO
DIRECCIÓN PROVINCIAL DEL REGISTRO DE LAS PERSONAS
Disposición Nº 352/17
La Plata, 14 de febrero de 2017.
VISTO la Ley 13.666 de adhesión a la Ley Nacional de Firma Digital, la Ley N°14.078 Orgánica del Registro de las Personas, su modificatoria y Decreto Reglamentario Nº 2047/11, la Ley N°14.828 de creación del “Plan Estratégico de Modernización de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires”, la Ley Nº 14.853 - Nueva Ley de Ministerios -, el Decreto N° 1.018/16 que aprueba el Sistema de Gestión Documental Electrónica GDEBA y la Resolución Conjunta SME N°1 y SCG N°1 que dispone la implementación del sistema de Registro Digital de las Personas en el ámbito del Registro de la Personas de la Provincia de Buenos Aires y,
CONSIDERANDO:
Que por la Ley Nº 14.828 se crea el Plan de Modernización de la Administración Pública de la provincia de Buenos Aires;
Que en el referido plan se propuso reforzar los ejes centrales de la gestión pública, priorizando la calidad, la optimización en el uso de los recursos públicos, la racionalidad administrativa y la transparencia en la gestión pública en miras de fortalecer la gobernabilidad democrática;
Que a través de esos ejes centrales se propicia impulsar la reingeniería del Estado Provincial, es decir la transformación institucional del mismo de la mano de la incorporación de las nuevas tecnologías.
Que en ese sentido, la Gobernadora de la Provincia de Buenos Aires dictó el Decreto Nº 1018/16 por el cual se aprobó la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires “GDEBA”, como una plataforma horizontal informática de generación de documentos y expedientes digitales creados por medios electrónicos, registros y otros contenedores, a los fines de facilitar la gestión documental, el acceso y la perdurabilidad de la información, la reducción de los plazos en las tramitaciones y el seguimiento de cada expediente;
Que el referido Sistema de Gestión Documental Electrónica requiere para su completa implementación, la aplicación simultánea de la Ley Nº 13.666 mediante la cual la Provincia de Buenos Aires adhirió a la Ley Nacional de Firma Digital Ley Nº 25.506;
Que asimismo GDEBA está integrado por una serie de módulos entre los cuales se encuentra el Registro Civil Electrónico (RCE), como un desarrollo de software creado con el objeto de permitir la generación, tramitación y guarda de todos los documentos electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por el Registro Civil;
Que en el marco de las competencias que le fueren asignadas por la Ley N°14.853, el Ministro de Gobierno y el Jefe de Gabinete de Ministros a través de la Subsecretaría para la Modernización del Estado y la Subsecretaría de Coordinación Gubernamental dictaron una Resolución Conjunta SME N° 1 Y SCG N°1 por la que dispusieron la implementación del Sistema Registro Civil Electrónico en el ámbito del Registro de las Personas de la Provincia de Buenos Aires, el cual en adelante pasará a identificarse como Registro Digital de las Personas, (ReDiP);
Que por dicha Resolución Conjunta se faculta a la Directora Provincial del Registro de las Personas a dictar las normas que fueren necesarias para la implementación del ReDiP en el Registro de la Provincia;
Que por otra parte el artículo 141 de la Ley 14.078 establece que “El Responsable del Registro promoverá la capacitación permanente del personal del mismo, proponiendo la formación especializada en materias de su competencia y tendiendo a la profesionalización del personal.
Asimismo, deberá incentivar ámbito de desarrollo de nuevas tecnologías vinculadas a su competencia y al intercambio de experiencias, tanto sea a nivel nacional como internacional.”;
Que por todo lo expuesto resulta necesario aprobar un Manual del Registro Digital de las Personas (ReDiP) que aborde los diferentes aspectos del sistema y su vinculación con los actos jurídicos que serán incorporados en él; constituyendo una herramienta indispensable para unificar los criterios de entendimiento y acción de quienes operen el sistema;
Que la presente medida se dicta en uso de las atribuciones conferidas por la Ley 14.078 y reglamentarios, y el Decreto Nº 50B/15 y su modificatorio Nº1271/16.
Por ello,
LA DIRECTORA PROVINCIAL DEL REGISTRO DE LAS PERSONAS,
DISPONE:
ARTÍCULO 1º: Implementar el Sistema de Registro Digital de las Personas (ReDiP) como medio de generación de inscripción de defunciones y trámites que modifiquen inscripciones de defunciones realizadas en soporte papel, en las Delegaciones que correspondan de acuerdo al cronograma de implementación gradual que les será comunicado mediante Circular.
ARTÍCULO 2°: Aprobar el cronograma de implementación gradual que como Anexo I forma parte integrante del presente. El mismo puede sufrir modificaciones de acuerdo a cambios en la implementación del ReDiP.
ARTÍCULO 3°: Aprobar el “Manual del Sistema de Registro Digital de las Personas” (ReDiP) que como Anexo II forma parte integrante del presente.
ARTÍCULO 4°: Habilitar el uso del Plan de Contingencia como mecanismo de excepción para las inscripciones de las defunciones de acuerdo a lo establecido en el Anexo III que forma parte integrante del presente.
ARTÍCULO 5º: Registrar, notificar, comunicar al Boletín Oficial y al SINBA. Cumplido, archivar.
Romina Rodríguez
Directora Provincial
Registro de las Personas
1. INTRODUCCIÓN
En el marco del Plan de Modernización de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires aprobado por la Ley N° 14.828, reglamentada por el Decreto N° 1.018/16, se implementará de forma progresiva en el Registro de las Personas de la Provincia de Buenos Aires el Sistema de Registro Digital de las Personas (ReDiP) para la gestión de las actas digitales de inscripciones de Nacimientos, Matrimonios, Defunciones y Uniones Convivenciales, contemplando su generación, modificación y referenciación.
El Anexo II punto 4. del Decreto Provincial N° 1018/16 establece que “los documentos y actos administrativos confeccionados a través de los módulos de GDEBA, serán firmados con firma electrónica o firma digital, según corresponda, y tendrán idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se utilice a la fecha de entrada en vigencia del presente.”
Con motivo de dicho objeto, en el presente documento se introduce al agente en los conocimientos necesarios para realizar las inscripciones de todos los actos y hechos que den origen, alteren o modifiquen el estado civil y la capacidad de las personas. Asimismo, se identifican los tipos de Inscripciones y sus respectivos subtipos.
2. GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA BUENOS AIRES
El sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires (GDEBA) es una plataforma que sirve para gestionar los trámites de la administración pública. Es un sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Provincial.
GDEBA está integrado conforme surge del Anexo II, punto 2. del Decreto Provincial N° 1018/16 por los siguientes módulos : “GEDO – Generador Electrónico de Documentos Oficiales; CCOO – Comunicaciones Oficiales; EE – Expediente Electrónico; PF – Porta Firma; RLM – Registro Legajo Multipropósito; GUP – Gestor Único de Proveedores; LUE
– Legajo Único Electrónico (legajo de personal); PSOC – Planes Sociales; RIB – Registro de Identificación del Beneficiario; LOyS – Locación de Obras y Servicios; TAD – Tramitación a Distancia; RCE – Registro Civil Electrónico (REDIP); TRACK y ARCH. Los principales son:
Escritorio Único (EU): es la interfaz diseñada para facilitar el control y seguimiento de las tareas propias y del personal supervisado. Asimismo, permite navegar por todos los módulos que integran el sistema. El usuario ingresará directamente al EU. Allí tendrá disponibles los módulos que les permitirán desarrollar y dinamizar su labor.
Registro Digital de las Personas (ReDiP): es una solución informática para la producción sistemática y conservación de actas digitales. Permite la generación, tramitación y guarda de todos los documentos electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por el Registro de las Personas.
En ReDiP los documentos se generan electrónicamente y conllevan firma digital del oficial público interviniente, además de las firmas ológrafas de los restantes intervinientes, en cumplimiento con lo dispuesto por la normativa aplicable, conservando la fortaleza jurídica. ReDiP interactuará con otros módulos de acuerdo a la operación que desee realizarse.
Comunicaciones Oficiales (CCOO): es el módulo que permite la generación, registro y archivo de documentos comunicables.
Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO): mediante este módulo se posibilita la generación electrónica, registro y archivo de documentos oficiales electrónicos tales como informes, providencias y disposiciones que se realizan dentro del ámbito de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires.
Asimismo, el módulo brinda la posibilidad de darle validez, identificación, registro y archivo oficial a un documento electrónico que el usuario decida cargar en el módulo.
Por otra parte, GEDO permite identificar documentos caratulados por GDEBA, pero que aún circulan en soporte papel, para luego incorporarlos como documentos electrónicos, previa digitalización.
Expediente Electrónico (EE): es el módulo que se utiliza para la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de expedientes electrónicos.
El servicio principal de EE es permitir la vinculación de cualquiera de los documentos generados por GEDO y alojados en el Repositorio Único de Datos Oficiales (RUDO) a un contenedor (EE), que permite agrupar de manera ordenada los documentos que formarán parte del expediente. Los estados posibles del expediente electrónico serán iniciación, tramitación, subsanación, comunicación, ejecución, guarda temporal y archivo. A su vez, permite tramitar un expediente en forma simultánea en diferentes áreas (tramitación en paralelo), a los fines de acelerar los tiempos de la tramitación.
Token: dispositivo electrónico que se le otorga a un agente autorizado para poder autenticar vía electrónica un proceso o documentación.
Usuario: agente del registro provincial de las personas que posee permiso para utilizar el módulo de ReDiP
Solicitante: persona o autoridad competente para requerir la inscripción de un hecho o acto vital.
3. TIPOS DE INSCRIPCIONES
Las Inscripciones se harán de acuerdo al tipo de acto o hecho de materia registrable de que se trate.
En ReDiP la clasificación de los tipos es la siguiente:
- Nacimientos
- Matrimonios
- Uniones Convivenciales
- Defunciones
Cada tipo de inscripción contiene subtipos que proporcionarán el encuadre específico para l registro que se proceda a realizar.
3.1 SUBTIPOS DE INSCRIPCIONES
3.1.1 Nacimientos:
3.1.1.2- Progenitores casados: Se trata de inscripciones de nacimientos solicitadas por ambos progenitores o por uno de ellos acreditando que es hijo Matrimonial con su correspondiente partida actualizada, y que se encuentran dentro de los 365 días transcurridos desde el día del parto en los términos del primer y segundo párrafo del artículo 33 de la Ley 14.078, o se incluyen dentro del Programa de Identidad de la Niñez (hasta los 12 años inclusive con Disposición del RPP Positiva).
3.1.1.3- Ambos progenitores no casados: Son aquellas inscripciones de nacimientos solicitadas por ambos progenitores, y que se encuentran dentro de los 365 días transcurridos desde el día del parto, en los términos del primer y segundo párrafo del artículo 33 de la Ley 14.078, o se incluyen dentro del Programa de Identidad de la Niñez (hasta los 12 años inclusive con Disposición del RPP Positiva).
3.1.1.4- Un solo progenitor: Son las inscripciones extramatrimoniales solicitadas por la madre, que no cuenta con el reconocimiento del otro progenitor. Al igual que el Subtipo Nacimiento Matrimonial, éste debe encontrarse dentro de los 365 días transcurridos desde el día del parto o incluidos dentro del Programa de Identidad de la Niñez (hasta los 12 años inclusive con Disposición del RPP Positiva).
3.1.1.5 - Por declarante sin filiación: Contempla las inscripciones solicitadas por un declarante que no es la madre ni es hijo matrimonial. Éstas pueden ser solicitadas por familiares directos que acrediten vínculo o por alguna persona incluida en el art. 36 de la Ley 14.078.
3.1.1.6 - Fuera de Término Judicial: Son aquellas inscripciones solicitadas por Oficio Judicial. La misma tiene lugar en aquellos casos en los que los menores se encuentren fuera del Programa, ya sea por superar la edad de los 12 años o por la Disposición Negativa de inscripción.
3.1.1.7 - Inscripción judicial nacimiento: Este subtipo contempla inscripciones supletorias de nacimientos o una inscripción de Sentencia Extrajera de Adopción. Las inscripciones supletorias son todas aquellas que surgen de oficios judiciales provenientes de juicios filiatorios. Las adopciones con sentencia en el extranjero deben protocolizarse, apostillarse y tener su respectivo testimonio del consulado para proceder mediante juez competente a la inscripción filiatoria.
3.1.1.8 - Extraña Jurisdicción: Son las inscripciones de nacimientos, reconocimientos y adopciones registradas fuera de la Jurisdicción de la Provincia de Buenos Aires.
3.1.1.9 - Cambio de Género: Casos en los que se inscribe una nueva partida de nacimiento modificando el género y prenombre/s de la partida original. Para realizar el cambio es necesario no haber realizado cambios de género anteriormente.
3.1.1.10 - Reconocimiento simple: Son todos aquellos reconocimientos por uno o ambos progenitores, que sean solicitados tanto por el reconociente como por un declarante que presente el Instrumento en donde conste el mismo. Todo reconocimiento que sea solicitado vía administrativa no debe registrar reconocimientos anteriores.
3.1.1.11 - Reconocimiento judicial: Son aquellas inscripciones de reconocimientos que surgen del Oficio Judicial. Resulta de un juicio de filiación que tramita un padre frente a un hijo ya reconocido por un padre anteriormente. También el juicio de filiación puede ser instado por el hijo como también por la madre (Art 582 CCCN).
3.1.1.12 - Adopción simple: Es la inscripción de una Adopción, mediante nota de referencia, ordenada por un Juez competente mediante un Oficio Judicial.
3.1.1.13 - Adopción plena: Es la nueva inscripción de nacimiento, previa inmovilización mediante nota de referencia del acta original, ordenada por un Juez competente mediante un Oficio Judicial.
3.1.1.14 - Rectificación judicial: Corrección de omisiones o errores de fondo (contenido del acta), solicitadas mediante Oficio Judicial.
3.1.1.15 - Rectificación administrativa: Corrección de omisiones o errores materiales (numérico o gramatical). Las mismas pueden ser solicitadas a requerimiento interno o a requerimiento externo por parte del interesado.
3.1.1.16 - Nota de referencia: Nota que se anexa a un acta; subtipo genérico para los casos de notas no incluidas en los subtipos anteriores. Se indica motivo y acción.
3.1.1.17- Anular registro: Anulación de un registro inscripto anteriormente, por Oficio Judicial.
3.1.1.18 - Rectificación Administrativa para Digitalizaciones: Corrección de omisiones o errores materiales (numérico o gramatical), para actas nacidas en papel y digitalizadas con posterioridad.
3.1.1.19 - Rectificación Judicial para Digitalizaciones: Corrección de omisiones o errores de fondo (contenido del acta), solicitadas mediante Oficio Judicial para actas nacidas en papel y digitalizadas con posterioridad.
3.1.1.20 - Validación registro digital: Es la validación de la publicidad de los datos contenidos en el acta digitalizada, mediante firma token.
3.1.2 Matrimonios:
3.1.2.1- Matrimonios: casos de matrimonios realizados por la vía administrativa.
3.1.2.2- Divorcio: Son los casos de disoluciones del matrimonio, encuadrados en los artículos 435-445 del Código Civil y Comercial de la Nación.
3.1.2.3- Matrimonio Extraña Jurisdicción: Son aquellas inscripciones de matrimonios y/o divorcios realizados fuera del ámbito de la Provincia de Buenos Aires, en virtud de los artículos 103-108 de la Ley Provincial 14.078.
3.1.2.4 - Rectificación Administrativa: Se trata de correcciones u omisiones de errores materiales en actas, de acuerdo a los términos del artículo 116 de la Ley 14.078 de la Provincia de Buenos Aires.
3.1.2.5 - Rectificación Judicial: Son las modificaciones a las actas, en virtud del artículo 115 de la Ley 14.078 de la Provincia de Buenos Aires.
3.1.2.6 - Anular Registro: Declaración de matrimonio nulo cuando el juez interviniente así lo solicitara, en virtud de los artículos 72 y 73 de la Ley 14.078 de la Provincia de Buenos Aires.
3.1.2.7 - Nota de referencia: Nota que se anexa a un acta; subtipo genérico para los casos de notas no incluidas en los subtipos anteriores
3.1.3 Uniones Convivenciales:
3.1.3.1- Unión Convivencial: Son los casos de Uniones Convivenciales realizadas contempladas en los artículos 509-528 del Código Civil y Comercial de la Nación.
3.1.3.2 - Disolución de Unión Convivencial: Se trata de casos de disoluciones de Uniones Convivenciales de acuerdo a lo normado en el artículo 523 del Código Civil y Comercial de la Nación.
3.1.4 Defunciones:
3.1.4.1 - Defunción caso frecuente: Son los casos de defunciones inscriptas en término (hasta las 48 horas de suscripto el Certificado Médico de Defunción).
3.1.4.2 - Defunción fuera de término: Se trata de casos de defunciones inscriptas vencidos los 2 días y hasta 60 días de comprobada la muerte.
631.4.3 - Defunción fetal: Son los casos de defunciones fetales consideradas en el Artículo 49 Ley 14.078.
3.1.4.4 - Defunción NN: Son aquellas defunciones en los que el difunto no posee Documento Nacional de Identidad, Pasaporte o Documento de viaje válido y vigente, Artículo 46 Ley N° 17.671 y Art 101 y 102 Ley N° 14.078, Artículo 26 Ley N° 25.871, MERCOSUR/CMC/DEC. Nº 37/14. Quienes presenten la mencionada documentación deberán ser inscriptos en la subtipificación que corresponda debiendo adjuntar el Formulario N° 24 como documentación adicional y aclararlo en observaciones.
3.1.4.5 - Rectificación judicial: Corrección de omisiones o errores de fondo (contenido del acta), solicitadas mediante Oficio Judicial.
3.1.4.6 - Rectificación administrativa: Corrección de omisiones o errores materiales (numérico o gramatical).
3.1.4.7 - Defunción de extraña jurisdicción: Casos de inscripciones de defunciones registradas fuera del ámbito de la Provincia de Buenos Aires.
3.1.4.8 - Inscripción judicial extraordinaria: Son los casos de defunciones relacionadas a hechos de presunción de fallecimiento o desaparición forzada de personas.
3.1.4 .11- Inscripción Judicial con causal traumática: Contempla las defunciones enmarcadas en el Artículo 97 Ley 14.078, inscripciones a partir de oficio judicial con transcripción del auto que así lo dispone.
3.1.4.12 - Nota de referencia: Nota que se anexa a un acta; subtipo genérico para los casos de notas no incluidas en los subtipos anteriores.
4. TRAMITACIÓN
El Registro de las Personas se llevará mediante el asiento en un Libro Electrónico. Su sistema informático resguarda las medidas de seguridad exigidas en el Artículo 6 de la Ley 14.078
En cada Delegación del Registro de las Personas, se digitaliza la documentación respaldatoria presentada por el solicitante; luego el agente procede a la carga de los datos de registración en el sistema, , y se generará el acta de inscripción. Se procede a la firma, tanto electrónica como ológrafa.
. El acta permanecerá guardado en el sistema, evitando diferencias y permitirá la expedición de infinidad de copias del asiento registral, lo que facilitará operar a diario con las solicitudes de los ciudadanos en forma ágil y segura.
A su vez, el sistema genera una Línea de Vida del ciudadano, vinculando los distintos registros de una misma persona, y un Árbol Vincular, relacionando esos registros con los de las personas que hayan intervenido en el acto vital registral.
4.1Inicio del Trámite
El usuario recibe al solicitante de la inscripción y procederá a:
• Digitalizar la documentación presentada en formato papel a fin de poder relacionar, importar o vincular la misma al registro que esté produciendo.
• Seleccionar, de acuerdo a lo requerido por el solicitante, el tipo de inscripción a realizar (Nacimientos, Matrimonios, Uniones Convivenciales, Defunciones o las Rectificaciones requeridas que de ellos deriven). Se desplegarán los subtipos posibles, y deberá seleccionar el que corresponda. Cargar las solapas que componen el registro con toda la información que tenga disponible. Las solapas serán de carga de datos generales, de documentos y de finalización del trámite. Se visualizarán, dentro de las mismas, campos de carga obligatoria sin los cuales no se podrá continuar con el registro, y otros de carga optativa que devienen en obligatorios si al usuario le es suministrada esa información.os datos que se hayan cargado en las distintas solapas se verán reflejados en el acta que se genera una vez concluida la carga de los mismos.
• Realizar una primera impresión en borrador para constatar con el solicitante que todos los datos sean correctos, requiriendo al solicitante su firma en conformidad con el contenido del acta. En caso de existir errores el usuario tendrá en esta instancia posibilidad de corregirlos.
• Imprimirá tres (3) copias del acta que deberán ser firmadas por el solicitante y el Oficial Público. Es importante resaltar que una vez realizada esta acción no habrá otra posibilidad de corrección de errores que una rectificación administrativa o judicial. Las copias que arroje el sistema contendrán los datos topográficos y un Código QR con el objeto de asegurar la digitalización del acta que corresponde.
• Entregar al solicitante dos ejemplares de las actas firmadas. En el caso de defunciones, una de ellas contendrá inserta la oblea de seguridad que se extrajo del Certificado Médico de Defunción (CMD) y funcionará como licencia de inhumación/cremación tal como lo expresa la leyenda que acompaña la misma.
• Digitalizar el tercer ejemplar en sistema ReDiP y proceder a guarda física.
4.2 Finalización del trámite
• Incorporar el acta digitalizada al ReDiP para su posterior firma con token por parte del Oficial Público. De esta forma se cierra y almacena la inscripción en el sistema. El acta podrá ser consultada desde ReDiP.
• Guardar el acta firmada ológrafamente una vez digitalizada, incorporándola a un expediente en orden numérico, correlativo y cronológico, clasificado por materia y hasta las doscientas actas.
4.3 Protocolización de las Actas labradas digitalmente.
Una vez finalizado el labrado de las doscientas (200) Actas confeccionar el expediente caratulándolo del siguiente modo: “Protocolo de Defunción, Delegación
• (Nombre), Tomo (N°) D, Año (Número)”. Se confeccionará un remito especial separado de cualquier otra tramitación que efectúe la Delegación.
• El Sub Director Zonal deberá dirigirse a la Dirección Técnica y entregar el expediente. Si finalizado el año se hubiesen labrado menos de doscientas (200) Actas en alguna Delegación, el expediente se remitirá con las actas labradas hasta el último día del mismo.
• En la Dirección Técnica será recibido por un veedor del Área de Recepción de Protocolos perteneciente al Departamento Archivo General de Protocolos, quien inmediatamente procederá a llevarlo a la DIEBO (Dirección de Impresiones del Estado Y Boletín Oficial) donde será entregado al referente autorizado, quien suscribirá el remito certificando la entrega.
• En la DIEBO se protocoliza el expediente indicando Tomo, Delegación, Año y Materia.
• Una vez protocolizado el libro es remitido a la Dirección Técnica donde es recibido por el Área de Recepción de Protocolos perteneciente al Departamento de Archivo General de Protocolos, donde es cargado al sistema interno.
• Finalmente el Protocolo será ingresado al Archivo de Protocolos para su guarda
5. DIGITALIZACIÓN DE ACTAS
Ante la necesidad de modificaciones de actas labradas en soporte papel deberá realizarse el procedimiento de digitalización de las mismas mediante el módulo Expediente Electrónico se realizará la tramitación de la rectificación de las actas.
• Señalizar el Acta a modificar con la leyenda “Acta digitalizada el día…../……/……., generada en sistema ReDiP. Señalizó: [Nombre y apellido del agente con firma autorizada].” Firma y Sello. A partir de ese momento el Acta solo podrá expedirse desde el sistema.
• Vincular los documentos respaldatorios de la solicitud y la imagen del acta que pretenda rectificarse. la
• Remitir el Expediente Electrónico al Archivo de Protocolos para que éste digitalice el acta gemela y genere el registro ReDiP (nacimiento del acta en el sistema con su correspondiente validación) con la misma leyenda. A partir de ese momento el Acta solo podrá expedirse desde el sistema. Las Actas así digitalizadas serán enviadas desde el Archivo al área que corresponda para continuar la tramitación del Expediente.
6. MODIFICACIÓN DE INSCRIPCIONES
Para poder llevar a cabo la modificación de una inscripción será necesario hacerlo mediante el módulo Expediente Electrónico.
• Caratular el expediente en la Delegación donde el ciudadano se presente o la Mesa de Entradas si se presentara en Casa Central.
• Vincular el Expediente con los documentos que el solicitante presente una vez digitalizados.
Ante una rectificación administrativa o judicial de una inscripción en ReDiP se generará en el acta rectificada una nota de referencia. El contenido de la misma será un índice de los asientos referenciales que modifiquen el acta. La nota de referencia contendrá los datos topográficos de las actas que se rectifican, de modo tal que quien consultara el acta rectificada tendrá a la vista la referencia del acta que la ha afectado.
Es necesario advertir que sólo podrán modificarse en sistema actas debidamente cerradas con token.
1. Definiciones
1.1 Plan de Contingencia
1.1 Acta del Plan de Contingencia
1.2 Identificación Actas de Plan de Contingencia
1.3 Guarda de las Actas pre-impresas
1.4 Expediente de Plan de Contingencia
1.5 Datos Topográficos
1.6 Código QR
2. Cursos de acción
2.1. Identificación del problema
2.2. Medidas previas al curso de acción de contingencia
3. Inscripciones de contingencia
3.1. Trámites que se inscriben en el Acta del Plan de Contingencia
3.2. Labrado del Acta del Plan de Contingencia
3.3. Procedimiento posterior a la Inscripción
1. Definiciones
1.1. Plan de Contingencia: procedimiento que se debe cumplir en una Delegación ante una falla del sistema o algún evento por el cual no pueda realizarse la inscripción en el sistema ReDiP.
Para el correcto funcionamiento del sistema debe contarse con los siguientes elementos:
• Suministro eléctrico
• Conectividad
• Correcto funcionamiento del sistema GDEBA.
1.2 Acta del Plan de Contingencia: consisten en actas de inscripción de defunción en blanco (sin llenado de datos), que deberán tener pre-impresas en las delegaciones.
1.3 Identificación Actas de Plan de Contingencia: el Delegado deberá tomar las actas del Plan de Contingencia pre-impresas y procederá a identificarlas en el apartado “TOMO” partiendo del código alfanumérico 1DC; luego continuará en el apartado “NÚMERO” indicando 1. Luego continuará ambos apartados en forma correlativa.
1.4 Guarda de las Actas pre-impresas: Consiste en la preservación de las actas producto de la ejecución del Plan de Contingencia que deberán conformar un expediente, procediendo a su foliatura correspondiente.
1.5 Expediente de Plan de Contingencia: consiste en el expediente que se encuentra constituido por las actas del Plan de Contingencia, el cual no podrá poseer más de 200 actas. Cada expediente corresponde a un TOMO DC.
1.6 Datos Topográficos: Consisten en la señalización del partido y año respectivo.
1.7 Código QR: módulo para almacenar información en una matriz de puntos o en un código de barras bidimensional, que se encuentra ubicado en el margen superior derecho del Acta del Plan de Contingencia.
2. Curso de acción
2.1 Identificación del problema
Ante la falta de alguno de los elementos indispensables para proceder a la inscripción en ReDiP u otro motivo que provoque la interrupción del servicio, el Delegado deberá comunicarse inmediatamente vía telefónica con la Mesa de Ayuda para notificar su problema. Mesa de Ayuda tomará registro de dicha notificación proporcionando al Delegado un número identificatorio de su reclamo.
Inmediatamente el Delegado debe comunicarse a la Dirección de Delegaciones y Sub Director Zonal con dicho número notificándole la situación.
2.2 Medidas previas al curso de acción de contingencia
El Delegado en primera instancia deberá esperar el restablecimiento del sistema. Durante ese lapso deberá comunicar a los solicitantes la imposibilidad de prestar el servicio por fuerza mayor, indicando la delegación más cercana, si existiese en dicha jurisdicción, a los fines pueda realizar el trámite allí.
Transcurridas 2 horas de suspensión sin que el servicio se hubiera normalizado, deberá solicitar al Sub Director Zonal el permiso para realizar las inscripciones en las Actas destinadas a utilizar durante el plan de Contingencia.
La Dirección de Delegaciones o el Sub Director Zonal deberá autorizar la ejecución del Plan de Contingencia , instantáneamente comunicará a la Delegación y oportunamente le remitirá.
Una vez cumplidas las formalidades previamente mencionadas se procederá a realizar las inscripciones de contingencia que correspondan.
3. Inscripciones de contingencia
3.1. Trámites que se inscriben en el Acta del Plan de Contingencia
Los trámites que podrán inscribirse en el Acta de Plan de Contingencia serán aquellos correspondientes a la inscripción de defunción. Se aplica en todas las inscripciones de defunción.
3.2. Labrado del Acta del Plan de Contingencia
• La Dirección de Delegaciones enviará, a las Delegaciones, las Actas del Plan de Contingencia con los Datos Topográficos y el código QR pre impresos correspondientes.
• El Delegado deberá tener preparadas, y a disposición de los agentes encargados de labrar las inscripciones de defunciones, las Actas del Plan de Contingencia El Oficial Público recibirá la documentación presentada por el solicitante para el labrado del Acta de defunción.
• En virtud de encontrarse en ejecución el Plan de Contingencia, el Acta deberá labrarse en forma manual. Para ello es que se procede con las actas especiales, Actas del Plan de Contingencia.
• El acta se labrará en tres ejemplares, los cuales deberán ser firmados por el solicitante y el Oficial Público, una vez completo cada acta
El Oficial Público entregará al solicitante dos ejemplares, uno de los cuales deberá poseer inserta la oblea de seguridad que le otorga legalidad como licencia de inhumación/cremación. El restante será conservado en la Delegación conformando el Expediente del Plan de Contingencia. Una vez finalizado el labrado de las doscientas (200) Actas confeccionar el expediente caratulándolo del siguiente modo: “Protocolo de Defunción – Plan de Contigencia, Delegación (Nombre), Tomo (N°) DC, Año (Número)”. Se confeccionará un remito especial separado de cualquier otra tramitación que efectúe la Delegación.
3.3. Procedimiento posterior a la inscripción
Una vez restablecido el sistema Redip, deberán cargarse en el mismo las Actas del Plan de Contingencia mediante la función Digitalización de Registros y Validación Registro Digital. Las consultas, expedición de partidas y modificaciones de las mismas se realizarán en el sistema.
C.C. 2380