Provincia de Buenos Aires
REGISTRO PROVINCIAL DE LAS PERSONAS
Disposición N° 4.892
La Plata, 7 de septiembre de 2017.
VISTO el expediente 2209-163.329/17, la Ley N° 13.666 de adhesión a la Ley Nacional N° 25.506- Firma Digital- y su Decreto Reglamentario N° 305/12, la Ley N° 14.078 y su Decreto Reglamentario, la Ley N° 14.853 de Ministerios, la Ley N° 14.828 de creación del “Plan Estratégico de Modernización de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires” y su Decreto Reglamentario N° 1.018/16, Resolución Conjunta SME N° 1/17 y SGC N° 1/17, las Disposiciones RPP N° 352/17 y N° 3.001/17, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 13.666 adhirió a la Ley Nacional N° 25.506 de Firma Digital estableciendo en su artículo primero: “La Provincia de Buenos Aires adhiere a la Ley Nacional 25.506, “Ley de Firma Digital” en los términos del artículo 50 de dicho cuerpo legal, en sus Capítulos I a IV, V en su artículo 26, VII, IX y Anexo, en las condiciones y términos dispuestos en la presente Ley.”, y por su Decreto Reglamentario N° 305/12, se estableció que la Autoridad de Aplicación determinará los estándares tecnológicos y de seguridad aplicables, los procedimientos de firma, verificación, certificación y auditoría de conformidad con los utilizados por el Gobierno Nacional y las regulaciones internacionales;
Que la Ley N° 14.828 crea el “Plan Estratégico de Modernización de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires” que a través de sus ejes centrales propicia impulsar la reingeniería del Estado Provincial mediante la incorporación de las nuevas Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs);
Que el Anexo II del Decreto N° 1.018/16, aprobó el Sistema de Gestión Documental Electrónica Buenos Aires –GDEBA-, como plataforma que permite la gestión digital de todos los trámites llevados a cabo ante los organismos de la Provincia;
Que además, establece la aplicación obligatoria para los sujetos alcanzados por el inciso a) del artículo 2° de la Ley N° 14.828, del sistema GDEBA y los siguientes módulos: GEDO –Generador electrónico de documentos oficiales; CCOO – Comunicaciones Oficiales-; EE – Expediente Electrónico- ; PF –Portal firma-; RLM- Registro Legajo Multipropósito- GUP- Gestor Único de Proveedores-; LUE – Legajo Único Electrónico- PSOC- Planes Sociales; RIB – Registro de Identificación del Beneficiario- LOyS – Locación de Obras y Servicios; TAD – Tramitación a distancia-; RC- Registro Civil Electrónico-; TRACK y ARCH;
Que en el marco de las competencias que le fueron asignadas por la Ley N° 14.853, los Ministerios de Gobierno y Jefatura de Gabinete de Ministros a través de la Subsecretaría de Coordinación Gubernamental y la Subsecretaría para la Modernización del Estado dictaron la Resolución Conjunta SME N° 1/17 y SCG N° 1/17 por la que dispusieron la implementación del Sistema Registro Civil Electrónico, que en adelante pasará a identificarse como Registro Digital de las Personas (ReDiP), facultando a la Dirección Provincial del Registro de las Personas a dictar las Disposiciones que fueran necesarias para su implementación;
Que por Disposición RPP N° 352/17, se ordenó Implementar el Sistema de Registro Digital de las Personas (ReDiP), como una solución informática para la solución informática para la producción informática y conservación de actas digitales de nacimiento, defunción, matrimonios, uniones convivenciales, así como también de documentos electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas ante este Registro Provincial;
Que en su artículo 3°, se aprueba como Anexo II el “Manual del Sistema de Registro digital de las Personas (Redip)”, que en su Apartado 4 regula el procedimiento para la tramitación de las inscripciones, especificando que el Registro Digital se conforma de asientos en Libros electrónicos respetando las medidas de seguridad exigidas por el artículo 6 de la Ley N ° 14.078, y que los documentos se generan electrónicamente y conllevan firma digital del oficial publico interviniente, además de la firmas ológrafas de los restantes intervinientes conforme las Disposiciones normativas que rigen en la materia;
Que los Apartados 4.2 y 4.3 fijan pautas generales para la finalización del trámite y protocolización de las actas labradas digitalmente;
Que en pos de capacitar y dotar de mayores herramientas a los servidores públicos, por el artículo 1° de la Disposición RPP N° 3.001/17, se estableció: “Ordenar la implementación por parte de las delegaciones que labren defunciones dependientes de la Dirección de Delegaciones de este Registro Provincial de las Personas del Instructivo para realizar las inscripciones de las defunciones en el sistema Redip…”, aprobando el modelo de acta de defunción como Anexo II de la misma;
Que cabe destacar, que una de las primordiales misiones y funciones de este Registro Digital resulta ser la inscripción de actos y hechos vitales que conforman el estado civil y capacidad de los ciudadanos, en los Libros Digitales conforme las Disposiciones normativas supra mencionadas y en los términos de los artículos 8, 9 y 11 de la Ley N° 14.078, que rezan respectivamente: “Las inscripciones se registrarán en libros de la forma que establezca la reglamentación.”, “El último día de cada año se cerrarán los libros del Registro, certificando al final de los mismos, el oficial público correspondiente, el número de inscripciones y folios útiles e inutilizados que contienen. Se procederá luego a copiarlos en la forma que se establezca. El original deberá permanecer en la Sede Central y la copia en un lugar diferente, según lo disponga la reglamentación.” y “Los libros, microfilmes, archivos informáticos u otro sistema similar que se adopte, no podrán ser entregados a persona alguna. Para ser exhibidos a terceros deberá acreditarse un interés legítimo. La autoridad competente encargada de su custodia será responsable de la destrucción o pérdida de los mismos, si le resultare imputable.”, mientras que el Decreto Reglamentario Nº 2.047/11 especifica que: “El Registro de las Personas es la repartición encargada de inscribir, expedir y custodiar los instrumentos que prueban el estado civil y capacidad de las personas por lo que el acceso al mismo es restringido”;
Que en este sentido deviene imperioso normativizar integralmente los mecanismos de generación, conservación y resguardo de los instrumentos referenciados, lo que deriva en la regulación del procedimiento para la protocolización de las actas digitales;
Que toda acción tendiente a la mejora en los términos planteados, requiere el dictado de normas reglamentarias en pos de lograr un trabajo unificado, coordinado e integrado en las oficinas públicas que llevan adelante la digitalización del estado Provincial, asegurando la inviolabilidad y conservación de los datos personales;
Que por todo lo expuesto resulta necesario aprobar un instructivo para la protocolización de actas digitales como Anexo I de la presente;
Que la presente se dicta en uso de las atribuciones conferidas por el artículo 3° y 4° de la Resolución Conjunta SME N° 1/17 y SCG N° 1/17, y el Decreto Nº 109/17.
Por ello,
EL DIRECTOR PROVINCIAL DEL REGISTRO DE LAS PERSONAS,
DISPONE:
ARTÍCULO 1°: Establecer que las Delegaciones dependientes de la Dirección de Delegaciones de este Registro Provincial que inscriban nacimientos, matrimonios, uniones convivenciales y defunciones, en el marco del Registro digital de las Personas – Redip- deberán garantizar la conservación y protocolización de las actas digitales.
ARTÍCULO 2°: Ordenar que Dirección Técnica a través de la Oficina de emisión y recepción de Protocolos, serán los encargados del control general de la documentación y sus respectivas fases dentro del procedimiento.
ARTÍCULO 3°: A los fines de dar cumplimiento a los artículos 1 ° y 2 ° se deberá implementar el “Instructivo para la Protocolización de Actas Digitales”, que como Anexo I, se aprueba y forma parte integrante de la presente.
ARTÍCULO 4°: Registrar, notificar a las Direcciones del Registro Provincial de las Personas, a la Subsecretaria de Coordinación Gubernamental del Ministerio de Gobierno, a la Subsecretaria para la Modernización del Estado del Ministerio de Jefatura de Gabinete de Ministros; publicar, dar al Boletín Oficial y al SINBA. Cumplido, archivar.
Juan José Esper Zamar
Director Provincial
ANEXO I
PROTOCOLIZACIÓN DE ACTAS DIGITALES
1.-OBJETO
En el presente instructivo se detallará la modalidad que cada Delegado responsable de las oficinas públicas que implementen el Redip y las demás áreas intervinientes de este Registro Provincial, deberán implementar con la finalidad de garantizar el proceso para la conservación y guarda de los instrumentos públicos con la firma ológrafa de los intervinientes en el acto para la posterior Protocolización de los instrumentos públicos.
El procedimiento, se divide en tres etapas claramente diferenciadas en cuanto al campo de acción y sus responsables, las cuales son: control del Delegado, Control del Subdirector Zonal e intervención en última instancia de las áreas de competentes de la Dirección Técnica.
2. PROCEDIMIENTO
2.1 Control del Delegado
2.1.1-Los Delegados de las oficinas públicas que implementen el módulo Redip para el labrado de actas digitales de nacimientos, matrimonios, uniones convivenciales y defunciones; deberán iniciar el procedimiento y mantener en guarda las actas firmadas ológrafamente por los intervinientes del acto.
2.1.2-Al llegar a las doscientas (200) o trescientas (300) actas labradas en sistema del registro digital, según corresponda, o cuando finaliza el Libro Digital del año en curso y comienza el Libro digital del año siguiente, se deberá realizar un control general por parte del oficial público responsable de la delegación.
2.1.3- En la última hoja se deberá adjuntar acta de cierre, a los efectos de la clausura del Libro de Protocolo, conforme el modelo que se presenta a continuación:
ACTA DE CIERRE DE PROTOCOLO DIGITAL (art. 9 Ley 14.078)
Tomo: 1D Año: 2017 Oficina: San Justo
El presente protocolo se clausura con:
199 Actas Labradas.
1 Actas suspendidas.
0 Actas Anuladas.
Lugar: San Justo (ejemplo)
Fecha: 15/7/2017
Firma: responsable de oficina
Sello: medalla
2.1.4- Inmediatamente se deberá confeccionar un paquete cerrado con dos sobres invertidos y colocar una faja con la cantidad de actas y advertir las observaciones que consideren pertinentes en cada paquete (actas inutilizadas, anuladas, errores en sellos, etc.).
2.1.5- Finalizado el primer control, se remitirá el paquete con idéntica modalidad que la utilizada para el envío de los Libros de Protocolos para continuar con el circuito interno en Casa Central (NODO / CORRESPONDENCIA – OFICINA DE REMISIÓN Y RECEPCIÓN DE PROTOCOLOS).
Los Subdirectores Zonales, en cualquier momento podrán tomar vista del procedimiento y verificar que las actas inutilizadas se encuentren impresas y en el lugar correspondiente respetando la correlatividad de las mismas.
Al respecto, cabe destacar que en el sistema Redip procede la inutilización (suspensión) en el labrado de las actas, siempre y cuando la misma no haya sido entregada al ciudadano y no cuente con la firma con token del Oficial Público.
2.2- Direccion Técnica.
2.2.1- Recepcionados los paquetes con las actas por la Oficina de Remisión y Recepción de Protocolos dependiente de la Dirección Técnica, ésta efectuará la última revisión, y procederá de la manera siguiente:
2.2.1.1- De encontrarse en correctas condiciones las actas que conforman el Libro y su correspondiente acta de cierre, se deberá enviar a la Oficina de Restauración y Protocolización dependiente de la Dirección Técnica, para la efectiva protocolización de las mismas.
2.2.1.2- Ante la faltante de actas o errores graves en el procedimiento, se restituirá el paquete con faja de seguridad a la Delegación de origen, junto con un informe pormenorizado efectuado por el área interviniente y comunicado a la Dirección de Delegaciones, para su urgente subsanación y evaluación de las medidas que estime necesarias.
C.C. 10.934